Apa itu EFS
Sistem keuangan multi-perusahaan
EFS membantu mencatat transaksi, membuat jurnal otomatis, menjaga akses per perusahaan, dan menyajikan laporan keuangan yang siap direview manajemen.
Siapa pengguna utamanya
Staff, Finance Manager, C-Level
Staff melakukan input, Finance Manager memverifikasi dan menyetujui, C-Level membaca laporan dan menangani eskalasi, Super Admin mengelola sistem.
Prinsip kontrol
Tenant, role, audit trail
Semua data terikat perusahaan aktif. Hak akses dibatasi role, perubahan penting tercatat, dan periode closed mengunci transaksi periode tersebut.
Panduan modul
Alur kerja utama
1. Setup awal perusahaan
- Lengkapi profil perusahaan, logo, stempel, dan tanda tangan.
- Pastikan Chart of Accounts punya akun kas/bank, piutang, utang, pendapatan, beban, pajak, dan laba ditahan.
- Atur mapping akun wajib di Pengaturan Perusahaan agar jurnal otomatis memakai akun yang benar.
2. Master data
- Pelanggan dipakai untuk invoice, penawaran, proyek, dan piutang.
- Vendor dipakai untuk pembelian, expense, dan utang/pembayaran.
- Produk dipakai untuk item penjualan, pembelian, stok, dan HPP bila persediaan diaktifkan.
- Karyawan dipakai untuk proses payroll dan pencatatan beban imbalan kerja.
3. Penjualan
- 1. Buat penawaran bila transaksi dimulai dari quote.
- 2. Buat invoice atau konversi dari penawaran.
- 3. Terbitkan invoice, catat pembayaran, lalu pantau piutang dan aging.
Tip: tombol isi otomatis dengan AI dapat membantu membaca order WhatsApp menjadi draft invoice/penawaran.
4. Pembelian dan pengeluaran
- 1. Buat Purchase Order bila perlu proses rencana pembelian.
- 2. Input pembelian saat barang/jasa diterima dari vendor.
- 3. Input expense untuk biaya operasional, lalu ajukan approval dan pencairan.
Pastikan bukti, vendor, kategori akun, pajak, dan proyek sudah benar sebelum diajukan.
5. Pendapatan non-invoice dan transfer dana
- Gunakan Pendapatan untuk penerimaan kas yang tidak berasal dari invoice.
- Gunakan Transfer Dana untuk pemindahan saldo antar kas/bank.
- Keduanya langsung memposting jurnal ke buku besar setelah disimpan.
6. Payroll
- 1. Lengkapi data karyawan, rekening, gaji pokok, tunjangan, dan tarif BPJS.
- 2. Buat Payroll Run per periode dan masukkan komponen gaji per karyawan.
- 3. Posting payroll untuk membentuk jurnal beban gaji, utang gaji/kas, PPh 21, BPJS, dan potongan lain.
PPh 21 dan BPJS diinput sebagai komponen agar fleksibel dan mudah direview sebelum posting.
7. Jurnal dan periode
- Gunakan Jurnal Umum untuk transaksi penyesuaian yang tidak dihasilkan otomatis.
- Debit dan kredit wajib seimbang sebelum diposting.
- Gunakan Accounting Period untuk mengunci periode yang sudah selesai direview.
8. Laporan
- Laporan laba rugi membaca akun revenue dan expense dari jurnal posted.
- Neraca membaca posisi aset, liabilitas, dan ekuitas.
- Arus kas, PPN, PPh, aging, project profit, dan CaLK memakai filter periode dan tenant aktif.
Kontrol akuntansi
Panduan ringkas SAK-EP di EFS
Basis akrual
Pendapatan dan beban diakui saat hak/kewajiban terjadi, bukan hanya saat kas bergerak. Karena itu invoice, expense, payroll, dan jurnal posted menjadi dasar laporan.
Klasifikasi laporan
Setiap akun harus punya tipe dan posisi laporan yang benar agar neraca, laba rugi, dan CaLK tidak bergantung pada nama akun semata.
Pajak dan potongan
PPN, PPh, BPJS, dan potongan payroll dicatat sebagai aset/liabilitas sesuai sifatnya sampai diselesaikan atau dibayarkan.
Persediaan dan HPP
Produk dengan pelacakan stok dapat memengaruhi persediaan dan HPP. Pastikan akun persediaan/HPP produk terisi bila digunakan.
Aset tetap
Aset tetap perlu klasifikasi, metode penyusutan, review penurunan nilai, dan jurnal pelepasan bila dijual atau dihentikan.
Tutup buku
Setelah laporan direview, tutup periode untuk mencegah transaksi mundur yang mengubah angka laporan final.
RACI singkat
Tanggung jawab pengguna
| Peran | Fokus |
|---|---|
| Staff | Input transaksi dan dokumen pendukung. |
| Finance Manager | Review, approval, posting, dan rekonsiliasi. |
| C-Level | Keputusan eskalasi dan review laporan. |
| Super Admin | Tenant, role, permission, dan kontrol sistem. |
Checklist bulanan
Sebelum laporan dikirim
Bantuan cepat
FAQ dan troubleshooting
Menu tidak terlihat
Pastikan tenant/perusahaan aktif benar dan role Anda memiliki permission untuk menu tersebut. Hubungi Super Admin bila akses perlu ditambah.
Data master tidak muncul di form
Cek perusahaan aktif. Data pelanggan, vendor, produk, dan karyawan selalu dipisahkan per perusahaan.
Gagal posting transaksi
Periksa periode akuntansi. Jika tanggal transaksi berada pada periode closed, transaksi harus dipindah ke periode terbuka atau periode dibuka ulang oleh pihak berwenang.
Jurnal tidak seimbang
Pastikan subtotal, pajak, potongan, dan total komponen sudah benar. Untuk jurnal manual, total debit harus sama dengan kredit.
Hasil AI WhatsApp tidak akurat
Edit hasilnya sebelum menyimpan. AI membantu membuat draft, bukan menggantikan review pengguna.
Laporan berbeda dari ekspektasi
Cek apakah transaksi sudah posted, filter periode benar, dan mapping akun COA sudah sesuai klasifikasi laporan.
Butuh eskalasi?
Siapkan informasi sebelum menghubungi support
Sertakan email user, nama perusahaan aktif, URL halaman, waktu kejadian, screenshot error, dan langkah yang dilakukan sebelum error muncul.